Hiện nay, các trường đại học đã bắt đầu đưa việc đào tạo làm việc nhóm vào ứng dụng nhưng phần lớn sinh viên ra trường vẫn chưa biết cách làm việc nhóm, dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, đến khi ra trường, khi  làm quản lý các nhóm nhỏ, họ cảm thấy vô cùng lúng túng và không biết mình phải làm những gì. Hôm nay, Nhân Viên Mới xin chia sẻ với anh chị em một vài kinh nghiệm làm team-work mà Nhân Viên Mới đã học tập và góp nhặt trong suốt 3 năm làm Leader cho 1 vài nhóm nhỏ ở trường đại học và ở công ty. 

Trước hết, người quản lý nhóm phải hiểu rõ các yêu cầu của công việc, chỉ ra những yêu cầu đơn giản, rõ ràng nhưng thật bao quát. Từ đó, bạn phải định hình được mục tiêu, kết quả của dự án và xét đến những yêu cầu đối với các thành viên của nhóm bao gồm các kỹ năng cần thiết của từng cá nhân, ưu điểm, nhược điểm, thói quen làm việc của họ (ví dụ: có những người chuyên thức khuya, làm việc buổi đêm thì hiệu quả hơn làm ban ngày, bạn không thể cho rằng họ khác người, bởi khoa học đã chứng minh, có những người mà đồng hồ sinh học của họ, gen của họ như vậy...) 

Với những đòi hỏi của công việc, người quản lý nhóm phải vạch ra được những yêu cầu đó một cách đơn giản, rõ ràng nhưng thật bao quát. Từ đó, bạn có thể định hình được mục tiêu, kết quả của dự án và xét đến những yêu cầu đối với các thành viên của nhóm. Từ số lượng thành viên, năng lực của từng người cho đến phân chia công việc. Hãy chắc chắn rằng, sự lựa chọn thành viên của bạn đủ để đáp ứng cho công việc, mỗi thành viên đều hội tụ những kỹ năng cần thiết. Hãy nghiêm túc đánh giá xem liệu nhóm hiện tại của bạn có đảm đương nổi không hay phải thêm người hoặc phải thuê thêm bên ngoài. Lúc này, điều quan trọng là đừng cả nể, bạn là người quản lý nhóm và bạn phải thật nghiêm túc để xem xét hiệu quả công việc của từng thành viên. Nếu thực sự không đáp ứng được, phải đề xuất thêm người hoặc thuê bên ngoài.

Nếu dự án cần có thể cần đến những kỹ năng khác để thành công thì người quản lý nhóm phải nhìn ra những yêu cầu đó. Có trường hợp ban đầu rất đơn giản nhưng càng về sau, công việc càng đòi hỏi các thành viên phải có nhiều kỹ năng hơn nữa, nếu không dự phòng trước, bạn dễ rơi vào tình trạng "ngộp thở"vì công việc. Hơn nữa, chính các thành viên trong nhóm cũng cảm thấy lo lắng, căng thẳng với tình trạng này.

Vì vậy, người quản lý nhóm cần linh hoạt và sẵn sàng cả về nhân sự dự phòng. Hãy chắc chắn rằng, thành viên của nhóm đủ sức đáp ứng mọi sự thay đổi và yêu cầu của công việc cho đến khi dự án thực sự hoàn thành.

Ngoài những đòi hỏi từ công việc ra, bạn cũng nên dự phòng trường hợp nhóm có người bị ốm hoặc có công việc đột xuất thì còn có người thay thế.

Chọn thừa, đặc biệt là thiếu quân số sẽ gây nên nhiều rắc rối nghiêm trọng với những áp lực về ngân sách, rối loạn về việc phân chia công việc và lãng phí thời gian. Vì thế, người quản lý dự án phải biết cách điều chỉnh nhân sự, thuê thêm người khi cần thiết và trong khoảng ngân sách cho phép để không bị áp lực về thời gian, không bắt các thành viên làm việc quá sức hay làm hẹp phạm vi hoàn thành mục tiêu của dự án.

Tất nhiên, sự cân bằng về nhân lực là rất khó nhưng người quản lý nhóm sẽ dùng kinh nghiệm của mình để biết cách điều tiết cho phù hợp.

Một dự án có thể đạt hiệu quả tối ưu nếu có những thành viên tích cực, thực sự gắn bó và yêu thích công việc. Người quản lý dự án phải đảm bảo để các thành viên của nhóm đều là những người thành thạo trong lĩnh vực dự án sẽ làm, hứng thú với những kết quả của nó và sẵn sàng có những đóng góp ý nghĩa. Thực tế, không ít dự án thất bại hay bị trì hoãn bởi các thành viên trong nhóm không thực sự tập trung, họ còn bận rộn và dành sự ưu tiên cho vô số công việc khác.

Tất nhiên, như thế không có nghĩa là phải hiểu tường tận từng người nhưng ít ra, người quản lý dự án cũng phải có sự hiểu biết về các thành viên vừa đủ để có thể thực hiện chức năng quản lý. Tính cách và nhất là những đặc điểm riêng, cá tính của từng thành viên sẽ giúp người quản lý biết cách cân bằng, điều chỉnh cho phù hợp. Điều này cũng rất tốt để giúp bạn loại trừ những người có thể đối nghịch, mâu thuẫn nhau bởi điều đó dễ khiến dự án gặp rắc rối.