là phần phản hồi của 1 giám đốc nhân sự - bí quyết tỏa sáng của ứng viên trước nhà tuyển dụng

Tôi nhận được hằng trăm hồ sơ (CVs) của các bạn ứng viên. Trong số đó, hầu hết là các bạn đã có kinh nghiệm, có những bạn có 5  - 6 năm kinh nghiệm trở lên và hơn 90% là tốt nghiệp đúng chuyên ngành Quản trị nhân sự. Số còn lại tốt nghiệp các chuyên ngành như QTKD, luật, tâm lý học… 

Sau các vòng phỏng vấn bao gồm: thảo luận nhóm (thảo luận trong một nhóm về 1 chủ đề để phân tích, đánh giá và đưa ra giải pháp cho 1 tình huống), một bài kiểm tra để tìm hiểu về kiến thức chung, quan điểm về quản trị nguồn nhân lực và cuối cùng phỏng vấn trực tiếp.

Qua mỗi vòng, căn cứ vào các tiêu chí lựa chọn số lượng được vào vòng tiếp theo sẽ ít đi. Chỉ có một số ít ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn trực tiếp.

Và các bạn có biết, bạn cuối cùng trúng tuyển vào vị trí này là ai không? Đó là một bạn tốt nghiệp chuyên ngành Xã hội học, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn. (Có phải là trường của Khoai Tây không?) và đặc biệt hơn bạn này cũng chưa có kinh nghiệm về Nhân sự. 

Đến nay, sau hơn 1 năm bạn đó đang làm rất tốt các công việc liên quan đến nghiệp vụ.

Chia sẻ câu chuyện này, tôi muốn nói với Khoai Tây và các bạn một điểm sau: Với các công ty lớn hoặc với nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, mỗi một ví trị tuyển dụng người ta đều có mô tả năng lực (MTNL) cho vị trí, xác định các yếu tố thành công tại ví trị đó.

MTNL các bạn có thể hiểu đơn giản là với mỗi một vị trí NTD sẽ xây dựng bộ khung những kiến thức cần thiết, những kỹ năng cần thiết và thái độ cần có của người đảm nhận vị trí đó.

Qua từng bước trong quy trình tuyển dụng, NTD sẽ tìm kiếm các ứng viên PHÙ HỢP với mô tả năng lực, có các yếu tố thành công tại vị trí đó.Và ứng viên được chọn là người PHÙ HỢP nhất với mô tả năng lực của vị trí. Vì vậy khi đã vào đến vòng phỏng vấn, bạn học trường gì không thực sự quan trọng - quan trọng là những gì bạn thể hiện với nhà tuyển dụng về kiến thức, về kỹ năng, về thái độ có phù hợp với vị trí bạn đang ứng tuyển hay không.

Tôi lấy ví dụ, với các vị trí mà kỹ năng lắng nghe và phản hồi là yếu tố quan trọng (ví dụ như Trưởng bộ phận tư vấn & chăm sóc khách hàng) nếu trong bước thảo luận nhóm, ứng viên thể hiện là người nóng nảy trong tranh luận, thiếu bình tĩnh, kiểm soát cảm xúc kém, thường cắt ngang lời người khác… thì chắc chắn bạn đó sẽ bị loại, cho dù tốt nghiệp MBA từ Mỹ về!

Câu chuyện 2: Hiện tại tôi đang tuyển dụng (tiếp nhận) sinh viên thực tập nhân sự. Chúng tôi chỉ tiếp nhận những sinh viên mong muốn được làm việc, được trải nghiệm thực sự trong công việc thực tế tại doanh nghiệp. Bộ phận tuyển dụng tiếp nhận sinh viên thực tập theo quy trình sau:

- Thông tin rộng rãi trên các trang tuyển dụng, các diễn đàn và gửi công văn đến một số trường.

- Tiếp nhận CVs và đơn xin thực tập, sơ lọc.

- Tổ chức thảo luận nhóm

- Phỏng vấn trực tiếp - Tiếp nhận và thực tập.

Sinh viên thực tập sẽ có mentor (là người chỉ bảo, hướng dẫn) dìu dắt suốt quá trình thực tập. SVTT sẽ làm việc theo kế hoạch cụ thể từng tuần một cách nghiêm túc và có hiệu quả.

Khi SVTT đến tham dự buổi thảo luận nhóm, tôi thường dành ra khoảng 30 phút để chia sẻ với các em một số kỹ năng để có thể thành công khi ứng tuyển vào các công ty từ công đoạn gửi email, viết CV, thư xin việc và kỹ năng cho vòng phỏng vấn.

Tôi gọi là chia sẻ về “Bí mật tuyển dụng”. Ngoài ra tôi cũng chia sẻ thêm với các em về một số kỹ năng, kiến thức cần có của người làm “Nghề nhân sự”. Chúng tôi mất thời gian cho việc này bởi một suy nghĩ rất đơn giản : trong số rất nhiều đơn xin thực tập gửi đến, chúng tôi chỉ có thể tiếp nhận một vài bạn vào thực tập.

Với tất cả những bạn đã gửi đơn xin thực tập một cách chuyên nghiệp, đã dành thời gian đến tham gia phỏng vấn chúng tôi rất trân trọng và muốn tạo cho các em có thêm một “giá trị gia tăng” nào đó. Bên cạnh đó, sau này các em cũng sẽ là những người trong cộng đồng nhân sự, sẽ là đồng nghiệp với chúng tôi. Do đó việc chia sẻ những kinh nghiệm, kiến thức của những người đi trước là việc rất cần thiết và có ý nghĩa.

Qua câu chuyện này, tôi muốn nói là nhiều công ty hiện nay mong muốn được tiếp nhận những sinh viên muốn làm việc, muốn trải nghiệm thực sự. Họ tiến hành công tác tiếp nhận sinh viên một cách chuyên nghiệp và bài bản.Và chúng tôi, NTD hết sức trân trọng các bạn, những người có thái độ nghiêm túc đối với hành trang cuộc đời của mình, mong muốn được làm việc, được cống hiến, được trưởng thành.

Trở lại lá thư của bạn Khoai Tây, cũng như nhiều comments của các bạn Sinh viên khác, tôi muốn trao đổi với các bạn một vài điều. Nhưng trước khi đọc các ý kiến của tôi, các bạn cần chuẩn bị một thái độ hết sức cầu thị, khiêm tốn với một tư duy, cách suy nghĩ thật sự tích cực. Các bạn đồng ý không ?

- Trước hết, nhiều suy nghĩ của Khoai Tây trong lá thư khá tiêu cực. Tiêu cực là một cảm xúc do chính mình tạo ra và bị chính cảm xúc đó chi phối. Cảm xúc, suy nghĩ tiêu cực thì dẫn đến hành động tiêu cực. Có nên như vậy không ? Đặc biệt khi bạn muốn trở thành một người làm nghề nhân sự giỏi ?

Ví dụ : chỉ với một vài câu hỏi của 1 nhà tuyển dụng nào đó mà đã có thể khiến Khoai Tây “Những câu hỏi đó làm tôi nhiều khi thấy thật mất tự tin và thấy mình “thấp” hơn những bạn đã tốt nghiệp các trường khác đào tạo về Nhân sự.” Thấy mình “thấp” hơn là cảm giác do chính bạn tạo ra. Có phải thế không nào? Nếu thực sự bạn đã có sự chuẩn bị kỹ càng về kiến thức, kỹ năng và bạn có những thái độ phù hợp với một người làm nhân sự thì Khoai Tây hoàn toàn tự tin để ứng tuyển vào rất nhiều công ty khác.

Có thể sẽ có một hoặc một số công ty có những cách đánh giá phân biệt trường này, trường kia, nhưng một và một vài thì không phải là tất cả. Hơn nữa, người thành công là người làm chủ mọi hoàn cảnh, làm chủ tình huống chứ không phải để cho hoàn cảnh tạo ra cảm xúc tiêu cực cho mình. Nếu bạn để hoàn cảnh chi phối mình, thì chắc chắn một điều rằng các bạn đã thiếu một kỹ năng quan trọng của người làm nhân sự, đó là luôn chủ động trong mọi tình huống, làm chủ hoàn cảnh.

Đánh giá, phân biệt như thế nào là quyền của “một hoặc một vài công ty”, còn phản ứng, hành động như thế nào hoàn toàn là quyền của bạn. Hãy chọn cách phản ứng tích cực nhất. Trong quản trị nguồn nhân lực, rất nhiều tình huống nan giải, lúc đó điều cần ở bạn – chuyên gia nhân sự là tỉnh táo suy nghĩ để tìm giải pháp cho vấn đề dưới góc nhìn tích cực, chứ không phải là những cảm giác buồn, chán, tự ti, thất vọng… Về phần này, tôi khuyên các bạn SV hãy tìm cuốn “7 thói quen của người thành đạt”, “Tư duy tích cực – Bạn chính là những gì bạn nghĩ” để đọc.

- Các bạn đề nghị nhà tuyển dụng phải cho các bạn cơ hội vào làm thực tế để các bạn thể hiện mình và kêu gào “nếu không cho chúng tôi cơ hội thì làm sao chúng tôi có thể chứng minh?”.

Trong khi có những bạn B sôi nổi đưa ra ý kiến, có những ý kiến sắc sảo, lắng nghe các bạn trong nhóm và phản biện, là người tóm tắt ý kiến chung của nhóm và xung phong phát biểu tổng kết với nhà tuyển dụng. Cùng là SV, cũng học như nhau, nhưng những bạn B đã có sự chuẩn bị hành trang cho mình về các kỹ năng mềm, các kỹ năng làm việc rất tốt.

Vậy thì NTD nên tiếp nhận bạn nào đây? Nếu cho tiếp nhận bạn A để cho bạn ấy “cơ hội thể hiện mình” thì có bất công với những bạn B không? Ai xứng đáng được NTD lựa chọn và “tạo cơ hội” hơn ? Tự các bạn cho câu trả lời nhé.

Sinh viên thực tập cũng vậy, trong số hằng chục, thậm chí hằng trăm CVs gửi đến NTD cũng sẽ lựa chọn 1,2 hoặc một vài bạn mà thôi. Và đó phải là những SV đã có sự chuẩn bị kỹ càng nhất về kiến thức, về kỹ năng và thái độ trong công việc. Điều này hết sức rõ ràng và dễ hiểu!

- Tôi thực sự thấy tiếc và thấy lo cho các bạn, là những SV năm cuối, chuẩn bị hành trang cho sự nghiệp của mình nhưng các bạn lại có những cách nhìn nhận hết sức ngạc nhiên. Các bạn khẳng định một cách chắc chắn với nhà tuyển dụng – những người đã có trải nghiệm nhiều năm trong nghề về yếu tố nào là quan trọng nhất trong nghề nhân sự và khẳng định các bạn không thua kém ai cả về yếu tố đó.

Để khẳng định được điều này, cần phải làm nghề và trải nghiệm qua rất nhiều năm. Ngay cả đối với các lãnh đạo (Trưởng phòng, Giám đốc nhân sự) thì câu hỏi “yếu tố nào là quan trọng nhất với Nghề nhân sự” vẫn luôn là một chủ đề thảo luận. Còn bây giờ, ngay cả bản thân tôi – là giám đốc nhân sự, nếu chia sẻ quan điểm về vấn đề này tôi vẫn luôn bắt đầu bằng từ “ Tôi xin phép được chia sẻ dưới góc nhìn của mình qua thực tế,….”

Tôi càng thấy lo lắng hơn khi có bạn sinh viên tuyên bố một cách chắc chắn trong phần comment “Nhưng cũng cần lưu ý một điều rằng đội hình tuyển dụng ở hầu hết các công ty không được đào tạo về kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng” Có lẽ sẽ không cần phải bình luận gì thêm về các phát ngôn kiểu này.

Lời khuyên duy nhất của tôi ở đây : các bạn đang bước những bước đầu tiên trong hành trang sự nghiệp của mình. Rèn luyện cho mình một khả năng quan sát, đúc rút các kinh nghiệm từ công việc thực tế, nhìn nhận suy xét các sự việc một cách cẩn trọng, chín chắn với một thái độ cầu thị, khiêm tốn, ham học hỏi là vô cùng quan trọng.

Cuối cùng, tôi thấy trách nhiệm của mình cần phải chia sẻ một số lời khuyên với những bạn Sinh viên “mong có được một điều gì đó đằng sau thời gian thực tập và bản báo cáo có dấu, có những lời khen “chắp cánh” ấy. Có ai đã từng khóc, đã từng dằn vặt, đã từng lặn lội đi khắp các công ty để xin vào thực tập, được đi phỏng vấn chỉ để được thực tập theo đúng nghĩa của nó?” như bạn Khoai Tây. Các bạn hãy tham khảo một số góp ý của tôi như sau :

- Chuẩn bị kỹ càng một bản CV hoàn hảo, một thư xin việc thể hiện sự phù hợp với vị trí xin thực tập với sự tha thiết, mong muốn được trải nghiệm thực tế.

- Lưu lại địa chỉ email của tất cả những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp (có rất nhiều trên các trang mạng tìm việc làm). Hãy gửi chung một email đến hằng trăm nhà tuyển dụng đó (nhớ để địa chỉ trong mục Bcc) kèm CV và nguyện vọng mong muốn tìm kiếm nơi thực tập.

- Đăng tin thực tập trên các diễn đàn nhân sự, facebook nhân sự.

- Vào trang intership, các trang tuyển dụng thường xuyên để cập nhật thông tin.

- Chuẩn bị một phần giới thiệu về bản thân trong khoảng 30’ ngắn gọn, đủ ý. Luyện tập trước để có thể nói một cách tự tin, trôi chảy.

- Tìm hiểu kỹ càng về công ty xin ứng tuyển, thực tập ( lịch sử hình thành, ngành nghề kinh doanh, đặc điểm văn hóa doanh nghiệp…). Sẽ không gì tệ hơn khi NTD mong muốn bạn chia sẻ hiểu biết về công ty của họ nhưng bạn trả lời “ em chưa có thông tin gì cả”.

- Tìm hiểu cẩn thận về vị trí xin ứng tuyển, thực tập.

Vai trò của công việc đó là gì? Các công việc cụ thể là làm gì? Công việc đó đòi hỏi kiến thức, kỹ năng, thái độ như thế nào? Vì như tôi đã nói, quá trình tuyển dụng là tìm người phù hợp. Để tìm người phù hợp thì đầu tiên ứng viên cần hiểu vai trò, mô tả, yêu cầu đối với người thực hiện tại vị trí đó. Sau đó sẽ là các bước để xác nhận ứng viên có kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp như thế nào với những điều này.

- Hiểu rất rõ về bản thân mình.

Bạn có kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp với vị trí đang ứng tuyển ra sao? Những trải nghiệm của bạn trong quá khứ ( tham gia tình nguyện, tham gia hoạt động Đoàn…) giúp ích gì cho vị trí mà bạn đang ứng tuyển. Phải nắm rất chắc. Sai lầm nhất là khi cái bạn có, cái bạn nói thao thao thì người ta không cần, cái người ta cần thì bạn lại không có.

Mục tiêu của bạn trong sự nghiệp là gì? Phải là những mục tiêu hết sức cụ thể và những kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. NTD đánh giá rất cao những ứng viên có định hướng rõ ràng.

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì? Thành công/thất bại lớn nhất mà bạn đã trải qua và bài học mà bạn thu nhận được từ thất bại/thành công đó.

- Xem cẩn thận sơ đồ của công ty, đến trước 10’

- Trang phục lịch sự, trang nhã thể hiện sự nghiêm túc đối với việc tham gia phỏng vấn.

- Mang theo một cuốn sổ nhỏ và một cây bút để có thể lưu lại những ý quan trọng trong phỏng vấn.

- Tắt điện thoại, ngồi thẳng, nhìn vào NTD, tập trung lắng nghe ý kiến, câu hỏi của NTD. Tuyệt đối không nói cắt ngang lời NTD.

- Trả lời rõ ràng, mạch lạc, dễ nghe. Mạnh dạn hỏi lại NTD với những câu hỏi chưa rõ. Thể hiện sự trung thực, chắc chắn và tường minh trong từng câu trả lời.

- Nói có chủ ngữ, vị ngữ, có thưa gửi “ Vâng, thưa chị.Về câu hỏi này, em nghĩ rằng….”

- Chuẩn bị trước 1 hoặc 2 câu hỏi về Công ty, công việc đang ứng tuyển. Với những NTD chuyên nghiệp, phần cuối cùng trước khi kết thúc thường là “ Em có câu hỏi hay muốn hiểu thêm gì về công ty không?”. Nếu bạn đã có sự chuẩn bị, nó chứng tỏ sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển và mong muốn được tham gia vào công ty.

Sau cuộc phỏng vấn, một email kèm thư cảm ơn chia sẻ những suy nghĩ, cảm xúc và gửi lời cảm ơn đến NTD đã dành thời gian cho mình thể hiện sự chuyên nghiệp cao của bạn. Điều này cũng giúp NTD có thêm ấn tượng, nhớ tên bạn hơn khi cân nhắc lựa chọn giữa các ứng viên.

Cuối cùng, tôi muốn nhấn mạnh lại : một thái độ cầu thị, khiêm tốn, ham học hỏi cộng với tư duy tích cực là vô cùng cần thiết trong toàn bộ quá trình trên, cũng như cho công việc sau này của các bạn.

Chúc các bạn thành công !

Phan Sơn – Giám đốc Nhân sự