Một số nhà tuyển dụng trẻ do thiếu sự chuẩn bị chu đáo nên khi phỏng vấn đã hỏi “lan man”, thậm chí còn tỏ ra lúng túng trước ứng viên. Kết quả là họ không tuyển được người mình cần. Vì vậy, phỏng vấn tuyển dụng cần được chuẩn bị kỹ như một buổi họp quan trọng: có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phát huy khiếu nói chuyện gợi mở, ghi chú các điểm quan trọng, điều phối diễn biến…

Chuẩn bị sẵn câu hỏi chính cần hỏi ứng viên

Nhiều nhà tuyển dụng không thích hỏi ứng viên theo một “kịch bản” soạn sẵn vì họ cảm thấy gò bó quá. Tâm lý chung của các nhà tuyển dụng này là “Mình là người phỏng vấn thì muốn hỏi gì mà chẳng được.” Trên thực tế, nếu chuẩn bị trước câu hỏi cho ứng viên, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian khi phỏng vấn. Nếu không, bạn có thể sẽ nghĩ mãi mà không ra được câu hỏi nào phù hợp! Vì vậy, trước khi phỏng vấn, bạn cần nghiên cứu kỹ bản mô tả công việc (job description), yêu cầu công việc (job requirements), hồ sơ của ứng viên, mục tiêu tuyển dụng…để soạn ra một số câu hỏi chính cần hỏi ứng viên.

Sử dụng câu hỏi gợi mở 

Muốn hiểu cặn kẽ ứng viên, bạn không nên đặt các câu hỏi dạng “Có – Không” như “Bạn đã bao giờ mâu thuẫn với đồng nghiệp chưa?” Thay vào đó, bạn nên hỏi những câu gợi mở như “Bạn thấy rào cản nào lớn nhất khi làm việc tập thể?” Vì đôi lúc ứng viên sẽ gặp khó khăn trong việc tìm ra ngôn từ diễn đạt, bạn nên tiếp lời, gợi ý để khuyến khích họ nói tiếp, qua đó ứng viên có thể thể hiện được hết khả năng của mình.

Tạo và duy trì quan hệ tốt với ứng viên 

Ngay từ đầu buổi phỏng vấn, bạn nên tạo không khí thoải mái cho ứng viên để họ thấy mình được chào đón nồng nhiệt. Trong quá trình phỏng vấn, bạn nên lắng nghe chăm chú để thể hiện sự quan tâm chân thành đến ứng viên. Đặc biệt, bạn cần nói chuyện một cách nhẹ nhàng, lịch sự, tránh thái độ ban ơn, kẻ cả. Dù ứng viên trả lời đúng hay sai, bạn cũng không nên biểu lộ sự hài lòng hay khó chịu ra mặt.

Ghi chép cẩn thận thông tin của ứng viên 

Bạn cần ghi lại các dữ liệu, thông tin mà ứng viên trình bày và các đánh giá sơ khởi của bạn về ứng viên trong sổ tay. Việc này sẽ giúp bạn sàng lọc ứng viên hiệu quả hơn và thể hiện bạn là nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. Đối với các ứng viên nói “thao thao bất tuyệt”, bạn có thể lịch sự yêu cầu nói chậm lại hoặc yêu cầu họ giải thích ý rõ hơn, và đó là thời gian để bạn ghi chú.

Luôn kiểm soát nội dung của buổi phỏng vấn 

Bạn nên khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi về doanh nghiệp và công việc. Tuy nhiên, bạn cần chủ động xử lý tình huống để đạt được mục đích của cuộc phỏng vấn. Tránh để ứng viên nói dông dài về những vấn đề không liên quan. Chị Phương Thanh, giám đốc Marketing của một công ty truyền thông Việt Nam, nhớ mãi kinh nghiệm lần đầu tiên làm nhà tuyển dụng của mình. Lần đó, chị phỏng vấn môt ứng viên rất “hay chuyện”. Người này cứ thao thao bất tuyệt về những sở thích riêng tư của mình, còn chị không biết làm cách nào để ngắt lời. Hậu quả là cuộc phỏng vấn kéo dài đến hơn một tiếng đồng hồ trong khi chị không thu được thêm thông tin giá trị nào.

Muốn một cuộc phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả thì cả hai phía - nhà tuyển dụng và người tìm việc – phải “diễn” tròn vai của mình. Với vị thế là nhà tuyển dụng, bạn nên chủ động và linh hoạt điều phối tiến trình phỏng vấn để tạo bầu không khí thoải mái, giúp ứng viên thể hiện được hết năng lực của mình. Như thế, bạn vừa “tô điểm” được hình ảnh của mình trong mắt ứng viên vừa có nhiều cơ hội để tuyển đúng người tài.